Θέση Εργασίας στον ΠΣΔΔ: Υπεύθυνη/ος Οργάνωσης Γραμματείας & Διοικητικού Συμβουλίου (Administration & Board Coordinator) – Μερικής απασχόλησης
Περιγραφή θέσης
Ο ΠΣΔΔ αναζητά συνεργάτη/συνεργάτιδα μερικής απασχόλησης για τη θέση της Γραμματειακής και Διοικητικής Υποστήριξης. Ο/Η κάτοχος του ρόλου θα υποστηρίζει τη διοικητική λειτουργία του Συλλόγου, την επίβλεψη του γραφείου, τη διοργάνωση και υποστήριξη επιστημονικών δράσεων και εκδηλώσεων, καθώς και την καθημερινή επικοινωνία με μέλη, φορείς και συνεργάτες/τιδες.
Τύπος απασχόλησης
Μερική απασχόληση (4 ώρες/ημέρα και 20 ώρες/εβδομάδα), με υβριδικό μοντέλο εργασίας, και περιστασιακή συμμετοχή σε εκδηλώσεις εκτός ωραρίου, εφόσον απαιτείται, ανάλογα με τις ανάγκες των δράσεων του Συλλόγου. Το γραφείο του ΠΣΔΔ βρίσκεται στην περιοχή Πανόρμου στην Αθήνα.
Αποστολή βιογραφικών
Οι ενδιαφερόμενοι/ες καλούνται να αποστείλουν το βιογραφικό τους στο [email protected] έως και την Κυριακή 07/06/2026.
Κύριες αρμοδιότητες
- Υποστήριξη ΔΣ & Γενικών Συνελεύσεων
Οργάνωση μηνιαίων & έκτακτων συνεδριάσεων ΔΣ
Τήρηση αρχείου πρακτικών
Στενή συνεργασία με τα μέλη του ΔΣ, με έμφαση την Πρόεδρο, και τον Γενικό Γραμματέα, καθώς και τον Υπεύθυνο Επικοινωνίας για την προετοιμασία παρουσιάσεων και υλικού Γενικών Συνελεύσεων
Καθημερινή επικοινωνία με τα μέλη του ΔΣ
- Ψηφιακή Παρουσία & Επικοινωνία
Στενή συνεργασία με τον Υπεύθυνο Επικοινωνίας για την τεχνική και γραμματειακή υποστήριξη των δράσεων επικοινωνίας του Συλλόγου
Διαχείριση και ενημέρωση της ιστοσελίδας του Συλλόγου (www.hda.gr)
Ανάρτηση ανακοινώσεων, εκδηλώσεων και άρθρων σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Επικοινωνίας
Υποστήριξη στην οργάνωση αιτημάτων φορέων, ΔΣ και περιεχομένου newsletters σε συνεργασία με τον Υπεύθυνο Επικοινωνίας
- Υποστήριξη Εκδηλώσεων & Επιστημονικών Δράσεων
Υποστήριξη & οργάνωση εκδηλώσεων (π.χ., webinars, ομιλιών, ημερίδων) και Συνεδρίου ΠΣΔΔ
Διαχείριση χορηγιών, προϋπολογισμού και οικονομικών
Οργάνωση εξοπλισμού και υλικού δράσεων
Επικοινωνία με ομιλητές/τριες και φορείς
Διαχείριση εγγράφων και πιστοποιητικών παρακολούθησης
On-site γραμματειακή υποστήριξη
Σύσταση και συντονισμός ομάδων εθελοντών/τριων
- Δράσεις Ομάδων και Επιτροπών του Συλλόγου & Επιστημονικό Περιοδικό
Συντονισμός συναντήσεων
Τήρηση πρακτικών και αρχείου
Διαχείριση επικοινωνίας με συνεργαζόμενους φορείς και συμμετέχοντες/ουσες
- Διοικητική Υποστήριξη & Αλληλογραφία
Διαχείριση εισερχόμενης και εξερχόμενης αλληλογραφίας και τήρηση αρχείου
Πρωτοκόλληση εγγράφων και προετοιμασία απαντητικών επιστολών
Επικοινωνία με δημόσιους φορείς για διοικητικά ζητήματα του Συλλόγου
Διαχείριση μητρώου μελών με προσωπικά, επαγγελματικά και οικονομικά στοιχεία
Τήρηση αρχείου αδειοδοτημένων διαιτολογικών γραφείων
Διαχείριση μητρώου μελών Επιτροπών Ελέγχου
- Διαχείριση Οικονομικών
Έκδοση αποδείξεων και τιμολογίων και τήρηση ημερήσιου ταμείου
Οργάνωση και αποστολή οικονομικών εγγράφων προς τον λογιστή του Συλλόγου
- Λοιπές Αρμοδιότητες
Διαχείριση προμηθειών και αναλωσίμων γραφείου
Οργάνωση επαγγελματικών ταξιδιών μελών του ΔΣ και του ΠΣΔΔ
Διαχείριση εισερχόμενων κλήσεων και υποστήριξη επίλυσης προβλημάτων
Απαραίτητα προσόντα
Πτυχίο ΑΕΙ/ΤΕΙ.
Προϋπηρεσία σε θέση γραμματειακής, διοικητικής ή οργανωτικής υποστήριξης σε αντίστοιχο φορέα.
Άριστη χρήση MS Office (Word, Excel, PowerPoint).
Εξοικείωση με ψηφιακά εργαλεία και digital platforms (Google Workspace, Canva, βασική διαχείριση ιστοσελίδων).
Άριστη γνώση ελληνικής γλώσσας και πολύ καλή γνώση αγγλικής γλώσσας.
Οργανωτικότητα, υπευθυνότητα και ικανότητα συνεργασίας.
Ικανότητα αποτελεσματικής διαχείρισης πολλαπλών αρμοδιοτήτων και επικοινωνίας με φορείς, μέλη και συνεργάτες/τιδες.
